Die ersten 30 Tage nach dem Kauf
Ob ein Kunde bleibt, entscheidet sich im ersten Monat. Der Ablauf von der Registrierung bis zum Monatsrückblick, Warnzeichen und wie du als Partner begleitest.
Ob ein Kunde bleibt, entscheidet sich selten im Verkaufsgespräch, sondern in den ersten Wochen danach. Ein Agent, der in der ersten Woche echte Anrufe annimmt und dessen Zusammenfassungen im Postfach landen, wird Teil des Alltags. Ein Agent, der nach zwei Wochen noch auf eine Rufumleitung wartet, wird gekündigt. Diese Seite zeigt den Ablauf, der funktioniert, und wo du eingreifst.
Der Ablauf
| Zeitraum | Ziel | Wer |
|---|---|---|
| Tag 0 | Konto steht, Agent mit Vorlage angelegt | Kunde, mit dir per Bildschirmfreigabe |
| Tag 1 bis 3 | Prompt und Wissen passen, erster Test im Browser | Kunde oder du |
| Tag 3 bis 7 | Erster echter Anruf über die bekannte Nummer | Kunde mit seinem Telefonanbieter |
| Woche 2 bis 4 | Feinschliff aus echten Gesprächen, Team ist eingebunden | Kunde, du im Wochenrhythmus |
| Tag 30 | Rückblick, nächster Schritt | ihr beide |
1. Tag 0: Registrierung
- Der Kunde registriert sich über deinen Partnerlink oder gibt deinen Partnercode an, spätestens vor seiner ersten Zahlung. Nur dann ist er dir zugeordnet.
- Er wählt Tarif und Zahlungsweise und hinterlegt seine Kreditkarte.
- Er richtet die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein, siehe Konto und Sicherheit.
- Er legt seinen ersten Agenten mit einer Vorlage an, siehe Erste Schritte.
2. Tag 1 bis 3: Prompt und erster Test
- Die Stellen in eckigen Klammern im Prompt füllen: Firmenname, Adresse, Öffnungszeiten, Leistungen.
- Preisliste, Leistungsbeschreibung oder Hausordnung als PDF in die Wissensdatenbank laden.
- Den Agenten im Browser testen und dabei die Fragen stellen, die Anrufer wirklich stellen.
- Die E-Mail nach dem Anruf einrichten, damit das Team sofort sieht, was der Agent aufnimmt.
- Bei Bedarf Termine über Cal.com verbinden.
3. Tag 3 bis 7: Der erste echte Anruf
- Eine Nummer kaufen und dem Agenten zuweisen oder eine SIP-Nummer verbinden, siehe Nummer verbinden.
- Die Rufumleitung beim Anbieter einrichten. Für den Anfang passt die Umleitung bei Nichtannahme: das Team nimmt weiter ab, wenn es kann, und der Agent übernimmt den Rest.
- Von einem fremden Telefon die bekannte Nummer anrufen und prüfen, ob der Anruf im Anrufverlauf steht.
4. Woche 2 bis 4: Feinschliff und Akzeptanz
- Einmal in der Woche gemeinsam fünf bis zehn Transkripte lesen. Wo hat der Agent zu lange geredet, nachgefragt, etwas nicht gewusst?
- Den Prompt in kleinen Schritten verbessern, immer eine Änderung zur Zeit, siehe Einen guten Prompt schreiben.
- Regeln für die Weiterleitung schärfen, wenn der Kunde Pro nutzt.
- Das Team einbinden: wer bekommt welche E-Mail, wer ruft zurück, wer pflegt den Prompt.
- Den Verbrauch unter Verbrauch im Blick behalten und über die automatischen Minutenpakete sprechen.
5. Tag 30: Der Rückblick
Setz dich nach einem Monat mit dem Kunden zusammen:
| Frage | Wo die Antwort steht |
|---|---|
| Wie viele Anrufe hat der Agent angenommen? | Startseite Dashboard und Anrufverlauf, siehe Auswertung |
| Passen Kontingent und Tarif? | Verbrauch und Abrechnung › Minutenpakete |
| Was hat der Agent nicht lösen können? | Transkripte mit Rückrufbitten oder Weiterleitungen |
| Was kommt als Nächstes? | etwa ein zweiter Standort, Termine, ein Webhook ins CRM oder Kampagnen |
Ein Tarifwechsel gilt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum. Monatliche Abos verlängern sich jeden Monat, deshalb ist der Rückblick kurz vor der ersten Verlängerung der richtige Zeitpunkt.
Warnzeichen
| Zeichen | Was meist dahintersteckt | Was du tust |
|---|---|---|
| Keine Anrufe im Anrufverlauf | Rufumleitung fehlt oder greift nicht, Nummer ohne Agent | Umleitung prüfen, Spalte Agent unter Telefonnummer prüfen |
| Viele sehr kurze Gespräche | Begrüßung zu lang oder unklar | Begrüßung kürzen und mit einer Frage enden lassen, etwa „Wie kann ich Ihnen helfen?“ |
| Der Agent fragt nach Angaben, die feststehen | Prompt unvollständig | Stellen in eckigen Klammern füllen |
| Hinweis Inklusivminuten aufgebraucht | Kontingent verbraucht, Paketautomatik aus | Paket buchen oder Automatik einschalten |
| Hinweis Offene Rechnung | Karte abgelaufen oder abgelehnt | Karte unter Abrechnung aktualisieren |
| Der Kunde meldet sich nicht mehr im Dashboard an | Der Nutzen ist nicht sichtbar | Rückblick vorziehen, E-Mail nach dem Anruf einrichten |
So begleitest du als Partner
| Zeitpunkt | Kontakt |
|---|---|
| Tag 0 | Registrierung und erster Agent, gemeinsam |
| Tag 3 | Kurzer Anruf: steht die Umleitung, kam der erste echte Anruf? |
| Tag 7 | Erste Transkripte gemeinsam lesen |
| Tag 14 | Feinschliff, Weiterleitung und Wissen ergänzen |
| Tag 30 | Rückblick und nächster Schritt |
Für Arbeiten im Konto des Kunden brauchst du seine Freigabe, siehe Partnerkonto und Partner-Zugriff. Beim Empfehlen ist diese Begleitung deine eigene Leistung, die du selbst abrechnen kannst, siehe Setup und Betreuung bepreisen.
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