E-Mail nach dem Anruf
Nach jedem Gespräch automatisch eine E-Mail mit Zusammenfassung, Transkript und erfassten Daten an dich, dein Team oder den Anrufer.
Mit der E-Mail nach dem Anruf weißt du nach jedem Gespräch, was passiert ist, ohne ins Dashboard zu schauen. bhomy schickt Zusammenfassung, Transkript und alle erfassten Daten an die Adressen, die du festlegst.
E-Mail einrichten
- Öffne deinen Agenten und wechsle in den Reiter Tools.
- Klicke unter Automation auf Hinzufügen und wähle Email.
- Gib einen Betreff ein, zum Beispiel „Neuer Anruf über die Praxisnummer“.
- Wähle den Empfänger Typ und trag die Empfänger ein, siehe unten.
- Gestalte den Email Inhalt mit Variable einfügen.
- Optional: Gib eine Bedingung ein, wann die E-Mail verschickt wird.
- Prüfe alles mit Test-Email senden und speichere.
Empfänger
| Empfänger Typ | An wen | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Fixe(r) Empfänger | feste Adressen, mehrere mit Komma getrennt | du, dein Team, ein Sammelpostfach |
| Dynamisch | die Adresse, die der Anrufer im Gespräch genannt hat | Bestätigung oder Unterlagen an den Anrufer |
Bei Dynamisch kannst du zusätzlich feste Empfänger eintragen, die eine Kopie bekommen.
Variablen im Inhalt
Mit {{variable}} setzt du Werte aus dem Gespräch ein. Variable einfügen zeigt alle verfügbaren:
| Gruppe | Variablen |
|---|---|
| System-Variablen | {{summary}} Zusammenfassung, {{transcript}} Transkript, {{fromNumber}} Nummer des Anrufers, {{callLink}} Link zum Anruf im Dashboard, {{duration}} Dauer in Sekunden, {{callId}} Anruf-ID |
| Extrahierte Variablen | etwa {{name}}, {{anliegen}}, {{email}}, {{telefonnummer}}, {{firma}}, {{adresse}}, {{termin_datum}}, {{termin_uhrzeit}} |
| Eigene Variablen | alle Variablen, die du im Context Extractor angelegt hast |
Fehlt ein Wert, weil er im Gespräch nicht vorkam, steht an seiner Stelle null.
Ein Beispiel für eine Benachrichtigung an dein Team:
Neuer Anruf von {{name}} ({{fromNumber}})
Anliegen: {{anliegen}}
Wunschtermin: {{termin_datum}} um {{termin_uhrzeit}}
Zusammenfassung:
{{summary}}
Zum Gespräch: {{callLink}}
Bedingung
Mit einer Bedingung geht die E-Mail nur raus, wenn sie im Gespräch zutraf. bhomy prüft das nach dem Gespräch anhand des Verlaufs. Formuliere die Bedingung als Aussage über das Gespräch:
- „Dem Anrufer wurde ein Rückruf versprochen.“
- „Der Anrufer hat einen Notfall gemeldet.“
- „Es wurde kein Termin gebucht.“
Lass das Feld leer, wenn die E-Mail nach jedem Gespräch kommen soll. Mehrere E-Mail-Tools mit verschiedenen Bedingungen sind möglich, etwa eine für Notfälle an den Bereitschaftsdienst und eine für alle Anrufe an das Büro.
Wo du den Versand siehst
Jede E-Mail steht im Anrufverlauf im Reiter Logs, mit Empfänger, Gesendet oder Fehlgeschlagen und gegebenenfalls dem Fehlertext. Kommt eine E-Mail nicht an, hilft E-Mail kommt nicht an.
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