Termine buchen
Dein Agent prüft freie Zeiten in Cal.com, bietet sie im Gespräch an und bucht den Termin direkt, auf Wunsch mit SMS-Bestätigung.
Dein Agent bucht Termine direkt im Gespräch. Er prüft in deinem Kalender, wann du Zeit hast, schlägt passende Zeiten vor und trägt den Termin ein, sobald der Anrufer zustimmt. Grundlage ist dein Kalender bei Cal.com. Google Calendar und Outlook verbindest du dort, damit belegte Zeiten berücksichtigt werden.
So läuft ein Termin am Telefon
- Der Anrufer möchte einen Termin, etwa „Haben Sie nächste Woche Dienstag Zeit?“
- Der Agent prüft die freien Zeiten und nennt zwei oder drei Vorschläge.
- Der Anrufer wählt eine Zeit. Der Agent fragt nach dem Namen, falls er ihn noch nicht kennt.
- Der Agent bestätigt Tag und Uhrzeit und bucht den Termin.
- Auf Wunsch bekommt der Anrufer eine Bestätigung per SMS.
Die Rufnummer des Anrufers kennt der Agent aus dem Netz. Er fragt nur nach ihr, wenn sie unterdrückt ist oder für eine SMS eine Mobilnummer fehlt.
Kalender verbinden
Du brauchst ein Konto bei Cal.com mit einem Event Type, also einer Terminart wie „Erstberatung, 30 Minuten“. Wie du API-Key und Event Type ID in Cal.com findest, steht unter Cal.com.
- Öffne deinen Agenten und wechsle in den Reiter Tools.
- Klicke unter Tools auf Hinzufügen und wähle Kalender.
- Gib optional einen Namen ein, etwa „Beratungsgespräch“. Er hilft, wenn du mehrere Kalender anlegst.
- Trag API Key und Event Type ID ein.
- Schalte Agent darf Termine direkt buchen ein. Ohne diese Erlaubnis prüft der Agent nur freie Zeiten und nimmt den Wunsch auf.
- Wähle unter Bestätigung senden via den Versand per SMS und trag deinen Firmenname (Absender) ein. Er erscheint in der Bestätigung.
- Klicke auf Verbinden.
Was du in Cal.com einstellst
Alles, was bestimmt, wann gebucht werden darf, stellst du in Cal.com ein. bhomy übernimmt es von dort:
| Einstellung in Cal.com | Wirkung am Telefon |
|---|---|
| Verfügbarkeit des Event Types | Nur in diesen Zeiten bietet der Agent Termine an |
| Zeitzone der Verfügbarkeit | Der Agent nennt Uhrzeiten in dieser Zeitzone |
| Dauer, auch mehrere Dauern | Der Agent bucht die passende Länge |
| Mindestvorlauf, Puffer und Buchungsfenster | Zu kurzfristige oder zu ferne Zeiten bietet er nicht an |
| Verbundene Kalender | Termine aus Google Calendar oder Outlook blockieren die Zeit |
Im Prompt festlegen
Sag dem Agenten, wann er Termine anbietet und was er dafür wissen muss:
Wenn der Anrufer einen Termin möchte, prüfe die freien Zeiten im Kalender
und biete zwei Termine an. Frag nach Name und Anliegen. Bestätige Tag und
Uhrzeit, bevor du buchst.
Absagen und Verschieben
Absagen und Verschieben übernimmt der Agent nicht selbst. Am Telefon kann er nicht prüfen, ob der Anrufer wirklich der Teilnehmer des Termins ist. Leg im Prompt fest, wie er stattdessen hilft, etwa: „Möchte jemand absagen oder verschieben, nimm Name und Termin auf und sag einen Rückruf zu.“ Mit der Weiterleitung kann er auch direkt an dein Team verbinden.
Doppelte Buchungen
bhomy verhindert, dass derselbe Termin in einem Gespräch zweimal gebucht wird, auch wenn der Anrufer nachfragt oder die Verbindung kurz stockt. Ob ein Zeitfenster frei ist, entscheidet Cal.com.
Häufige Fragen
Kann der Agent verschiedene Terminarten buchen?
Ja. Lege für jede Terminart einen Event Type an und füge mehrere Kalender-Tools mit eigenem Namen hinzu, oder nutze einen Event Type mit mehreren Dauern. Beschreib im Prompt, wann welche Terminart passt.
Welche Kalender werden unterstützt?
bhomy bucht über Cal.com. Google Calendar, Outlook und weitere Kalender verbindest du in Cal.com, damit dort belegte Zeiten berücksichtigt werden.
Was steht im Termin in Cal.com?
Name des Anrufers, Uhrzeit, Dauer, die Rufnummer, wenn sie vorliegt, und eine kurze Notiz zum Anliegen. In den Metadaten der Buchung steht bhomy als Quelle.
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