Probleme bei Terminen
Der Agent bucht nicht, findet keine freien Zeiten, nennt falsche Uhrzeiten oder der Anrufer bekommt keine Bestätigung.
Termine bucht dein Agent über deinen Cal.com-Kalender. Er prüft freie Zeiten, bietet sie an und trägt den Termin ein, sobald der Anrufer zustimmt. Was er im Gespräch getan hat, siehst du im Anrufverlauf unter Main Logs.
Der Agent nennt Termine, bucht aber nicht
| Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|
| Agent darf Termine direkt buchen ist aus | Ohne diese Erlaubnis prüft der Agent nur freie Zeiten und nimmt den Wunsch auf. Schalte sie im Kalender-Tool ein |
| Der Anrufer hat nicht ausdrücklich zugestimmt | Der Agent bucht erst nach einer klaren Zusage. Formuliere im Prompt, dass er den Termin zum Schluss noch einmal bestätigen lässt |
| Pflichtangaben fehlen | Ohne Namen bucht der Agent nicht. Ergänze im Prompt, dass er nach dem Namen fragt |
Der Agent findet keine freien Zeiten
| Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|
| Im Event Type sind keine Verfügbarkeiten hinterlegt | Prüfe in Cal.com die Verfügbarkeit, die dem Event Type zugeordnet ist |
| Vorlaufzeit oder Buchungsfenster in Cal.com | Eine Mindestvorlaufzeit von zum Beispiel 24 Stunden blendet heutige Termine aus, ein kurzes Buchungsfenster ferne Termine |
| Verbundene Kalender blockieren | Termine aus Google- oder Outlook-Kalendern, die mit Cal.com verbunden sind, belegen die Zeit |
| Die Event Type ID gehört zu einem anderen Termin | Prüfe die ID, siehe Cal.com-Verbindung |
So testest du es: Öffne deine öffentliche Cal.com-Buchungsseite für diesen Event Type. Zeigt sie für den gewünschten Tag keine Zeiten, findet sie auch der Agent nicht.
Die Uhrzeit stimmt nicht
| Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|
| Die Zeitzone der Verfügbarkeit in Cal.com ist falsch | bhomy übernimmt die Zeitzone aus der Verfügbarkeit des Event Types. Stell sie in Cal.com richtig ein, etwa Europe/Berlin |
| Der Anrufer meint eine andere Zeitzone | Ergänze im Prompt, dass der Agent bei Anrufern aus dem Ausland die Zeitzone nennt |
Der Anrufer bekommt keine Bestätigung
| Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|
| Die Bestätigung ist im Kalender-Tool nicht eingeschaltet | Wähle unter Bestätigung senden via den Versand per SMS |
| Die Nummer des Anrufers fehlt oder ist unterdrückt | Ohne Nummer kann keine SMS zugestellt werden. Der Agent fragt dann nach einer Mobilnummer |
| Der Anrufer ruft aus dem Festnetz an | SMS erreichen nur Mobilnummern. Der Agent fragt nach einer Mobilnummer, wenn er eine Bestätigung schicken soll |
| Bei Rufumleitungen kommt deine eigene Nummer an | Stell bei deinem Anbieter ein, dass die Nummer des Anrufers übermittelt wird, siehe Rufumleitung |
Ein Termin steht doppelt im Kalender
bhomy verhindert, dass derselbe Termin in einem Gespräch zweimal gebucht wird. Stehen trotzdem zwei Termine im Kalender, hat der Anrufer meist zweimal angerufen. Im Anrufverlauf siehst du beide Gespräche.
Der Anrufer möchte absagen oder verschieben
Absagen und Verschieben übernimmt der Agent nicht selbst, weil er am Telefon nicht prüfen kann, ob der Anrufer wirklich der Teilnehmer des Termins ist. Er nimmt den Wunsch auf oder verbindet mit deinem Team. Leg im Prompt fest, was er in diesem Fall tun soll, zum Beispiel einen Rückruf zusagen.
Weiterhilfe
Schick uns Zeitpunkt des Anrufs, die gewünschte Terminzeit und ein Bildschirmfoto aus Main Logs, siehe Problem melden.
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