Problèmes de rendez-vous
L'agent ne réserve pas, ne trouve pas de créneau libre, indique de mauvais horaires ou l'appelant ne reçoit pas de confirmation.
Ton agent réserve les rendez-vous via ton calendrier Cal.com. Il vérifie les créneaux libres, les propose et inscrit le rendez-vous dès que l'appelant est d'accord. Ce qu'il a fait pendant la conversation apparaît dans l'historique des appels sous Main Logs.
L'agent propose des rendez-vous mais ne réserve pas
| Cause possible | Solution |
|---|---|
| L'agent peut réserver directement des rendez-vous est désactivé | Sans cette autorisation, l'agent vérifie seulement les créneaux libres et note la demande. Active-la dans l'outil calendrier |
| L'appelant n'a pas donné son accord explicite | L'agent ne réserve qu'après un oui clair. Indique dans le prompt qu'il fait confirmer le rendez-vous une dernière fois à la fin |
| Des informations obligatoires manquent | Sans nom, l'agent ne réserve pas. Ajoute dans le prompt qu'il demande le nom |
L'agent ne trouve pas de créneau libre
| Cause possible | Solution |
|---|---|
| Aucune disponibilité n'est définie pour le type d'événement | Dans Cal.com, vérifie la disponibilité associée au type d'événement |
| Délai de prévenance ou fenêtre de réservation dans Cal.com | Un délai minimal de 24 heures, par exemple, masque les créneaux du jour ; une fenêtre de réservation courte masque les créneaux lointains |
| Des calendriers connectés bloquent | Les rendez-vous des calendriers Google ou Outlook connectés à Cal.com occupent le créneau |
| L'ID du type d'événement correspond à un autre rendez-vous | Vérifie l'ID, voir Connexion Cal.com |
Pour tester : ouvre ta page de réservation Cal.com publique pour ce type d'événement. Si elle n'affiche aucun créneau pour le jour souhaité, l'agent n'en trouve pas non plus.
L'heure est fausse
| Cause possible | Solution |
|---|---|
| Le fuseau horaire de la disponibilité dans Cal.com est faux | bhomy reprend le fuseau horaire de la disponibilité du type d'événement. Règle-le correctement dans Cal.com, par exemple Europe/Paris |
| L'appelant pense à un autre fuseau horaire | Ajoute dans le prompt que l'agent précise le fuseau horaire aux appelants de l'étranger |
L'appelant ne reçoit pas de confirmation
| Cause possible | Solution |
|---|---|
| La confirmation n'est pas activée dans l'outil calendrier | Sous Envoyer la confirmation via, choisis l'envoi par SMS |
| Le numéro de l'appelant manque ou est masqué | Sans numéro, aucun SMS ne peut être distribué. L'agent demande alors un numéro de mobile |
| L'appelant appelle depuis un fixe | Les SMS n'arrivent que sur des numéros de mobile. L'agent demande un numéro de mobile s'il doit envoyer une confirmation |
| Avec un renvoi d'appel, c'est ton propre numéro qui arrive | Règle ton opérateur pour qu'il transmette le numéro de l'appelant, voir Renvoi d'appel |
Un rendez-vous figure deux fois dans le calendrier
bhomy empêche que le même rendez-vous soit réservé deux fois dans une conversation. S'il y a malgré tout deux rendez-vous dans le calendrier, l'appelant a généralement appelé deux fois. Tu vois les deux conversations dans l'historique des appels.
L'appelant veut annuler ou déplacer
L'agent n'annule ni ne déplace lui-même les rendez-vous, car il ne peut pas vérifier au téléphone que l'appelant est bien la personne qui a réservé. Il note la demande ou met en relation avec ton équipe. Précise dans le prompt ce qu'il doit faire dans ce cas, par exemple promettre un rappel.
Aide supplémentaire
Envoie-nous l'heure de l'appel, l'horaire de rendez-vous souhaité et une capture d'écran de Main Logs, voir Signaler un problème.
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