Prendre des rendez-vous
Ton agent vérifie les créneaux libres dans Cal.com, les propose pendant la conversation et réserve le rendez-vous, avec confirmation par SMS si tu le souhaites.
Ton agent réserve des rendez-vous directement pendant la conversation. Il vérifie dans ton calendrier quand tu es disponible, propose des horaires adaptés et inscrit le rendez-vous dès que l'appelant accepte. Il s'appuie sur ton calendrier Cal.com. Tu y connectes Google Calendar et Outlook pour que les créneaux occupés soient pris en compte.
Comment se passe un rendez-vous au téléphone
- L'appelant souhaite un rendez-vous, par exemple « Vous avez un créneau mardi prochain ? »
- L'agent vérifie les créneaux libres et fait deux ou trois propositions.
- L'appelant choisit un horaire. L'agent demande son nom s'il ne le connaît pas encore.
- L'agent confirme le jour et l'heure et réserve le rendez-vous.
- Si tu le souhaites, l'appelant reçoit une confirmation par SMS.
L'agent connaît le numéro de l'appelant grâce au réseau. Il ne le demande que si le numéro est masqué ou s'il manque un numéro de mobile pour un SMS.
Connecter le calendrier
Il te faut un compte Cal.com avec un type d'événement, c'est-à-dire un type de rendez-vous comme « Premier rendez-vous, 30 minutes ». Comment trouver la clé API et l'ID du type d'événement dans Cal.com est expliqué sous Cal.com.
- Ouvre ton agent et passe à l'onglet Outils.
- Sous Outils, clique sur Ajouter et choisis Calendrier.
- Saisis éventuellement un Nom, par exemple « Consultation ». Il est utile si tu crées plusieurs calendriers.
- Saisis la Clé API et l'ID du type d'événement.
- Active L'agent peut réserver directement des rendez-vous. Sans cette autorisation, l'agent vérifie seulement les créneaux libres et note la demande.
- Sous Envoyer la confirmation via, choisis l'envoi par SMS et saisis ton Nom de l'entreprise (expéditeur). Il apparaît dans la confirmation.
- Clique sur Connecter.
Ce que tu règles dans Cal.com
Tout ce qui détermine quand une réservation est possible se règle dans Cal.com. bhomy le reprend de là :
| Réglage dans Cal.com | Effet au téléphone |
|---|---|
| Disponibilité du type d'événement | L'agent ne propose des rendez-vous que sur ces plages |
| Fuseau horaire de la disponibilité | L'agent indique les heures dans ce fuseau horaire |
| Durée, y compris plusieurs durées | L'agent réserve la bonne durée |
| Délai minimum, temps tampon et fenêtre de réservation | Il ne propose pas d'horaires trop proches ou trop lointains |
| Calendriers connectés | Les rendez-vous de Google Calendar ou d'Outlook bloquent le créneau |
À définir dans le prompt
Dis à l'agent quand proposer des rendez-vous et ce qu'il doit savoir pour cela :
Si l'appelant souhaite un rendez-vous, vérifie les créneaux libres dans le
calendrier et propose deux horaires. Demande son nom et l'objet de sa demande.
Confirme le jour et l'heure avant de réserver.
Annuler et déplacer
L'agent n'annule ni ne déplace lui-même les rendez-vous. Au téléphone, il ne peut pas vérifier si l'appelant est vraiment la personne concernée par le rendez-vous. Définis dans le prompt comment il aide à la place, par exemple : « Si quelqu'un veut annuler ou déplacer un rendez-vous, note son nom et le rendez-vous et promets un rappel. » Avec le transfert d'appel, il peut aussi mettre l'appelant directement en relation avec ton équipe.
Doubles réservations
bhomy empêche que le même rendez-vous soit réservé deux fois dans une conversation, même si l'appelant redemande ou si la connexion se fige un instant. C'est Cal.com qui décide si un créneau est libre.
Questions fréquentes
L'agent peut-il réserver différents types de rendez-vous ?
Oui. Crée un type d'événement pour chaque type de rendez-vous et ajoute plusieurs outils de calendrier, chacun avec son propre nom, ou utilise un type d'événement avec plusieurs durées. Décris dans le prompt quel type de rendez-vous convient dans quel cas.
Quels calendriers sont pris en charge ?
bhomy réserve via Cal.com. Tu connectes Google Calendar, Outlook et d'autres calendriers dans Cal.com pour que les créneaux qui y sont occupés soient pris en compte.
Que contient le rendez-vous dans Cal.com ?
Le nom de l'appelant, l'heure, la durée, le numéro de téléphone s'il est disponible et une courte note sur la demande. Les métadonnées de la réservation indiquent bhomy comme source.
Cette page vous a-t-elle aidé ?