Reservar citas
Tu agente comprueba los huecos libres en Cal.com, los ofrece durante la conversación y reserva la cita directamente, con confirmación por SMS si quieres.
Tu agente reserva citas directamente durante la conversación. Comprueba en tu calendario cuándo tienes disponibilidad, propone horas adecuadas y registra la cita en cuanto quien llama acepta. La base es tu calendario de Cal.com. Allí conectas Google Calendar y Outlook para que se tengan en cuenta las horas ocupadas.
Cómo es una cita por teléfono
- Quien llama quiere una cita, por ejemplo «¿Tienen hueco el martes de la semana que viene?»
- El agente comprueba los huecos libres y propone dos o tres opciones.
- Quien llama elige una hora. El agente le pregunta el nombre si aún no lo sabe.
- El agente confirma el día y la hora y reserva la cita.
- Si quieres, quien llama recibe una confirmación por SMS.
El agente conoce el número de quien llama gracias a la red. Solo lo pregunta si está oculto o si falta un número de móvil para el SMS.
Conectar el calendario
Necesitas una cuenta de Cal.com con un tipo de evento, es decir, un tipo de cita como «Primera consulta, 30 minutos». Cómo encontrar la clave API y el ID del tipo de evento en Cal.com se explica en Cal.com.
- Abre tu agente y ve a la pestaña Herramientas.
- En Herramientas, haz clic en Agregar y elige Calendario.
- Si quieres, introduce un Nombre, por ejemplo «Consulta». Ayuda si creas varios calendarios.
- Introduce la Clave API y el ID del tipo de evento.
- Activa El agente puede reservar citas directamente. Sin este permiso, el agente solo comprueba los huecos libres y anota la petición.
- En Enviar confirmación por, elige el envío por SMS e introduce tu Nombre de la empresa (remitente). Aparece en la confirmación.
- Haz clic en Conectar.
Lo que configuras en Cal.com
Todo lo que determina cuándo se puede reservar se configura en Cal.com. bhomy lo toma de allí:
| Ajuste en Cal.com | Efecto en el teléfono |
|---|---|
| Disponibilidad del tipo de evento | El agente solo ofrece citas en esas horas |
| Zona horaria de la disponibilidad | El agente indica las horas en esa zona horaria |
| Duración, también varias duraciones | El agente reserva la duración adecuada |
| Antelación mínima, márgenes y ventana de reserva | No ofrece horas demasiado próximas ni demasiado lejanas |
| Calendarios conectados | Las citas de Google Calendar u Outlook bloquean esa hora |
Definirlo en el prompt
Dile al agente cuándo debe ofrecer citas y qué necesita saber para ello:
Si quien llama quiere una cita, comprueba los huecos libres en el calendario
y ofrece dos opciones. Pregunta el nombre y el motivo. Confirma el día y la
hora antes de reservar.
Cancelar y cambiar citas
El agente no cancela ni cambia citas por sí mismo. Por teléfono no puede comprobar si quien llama es realmente la persona de la cita. Define en el prompt cómo ayuda en su lugar, por ejemplo: «Si alguien quiere cancelar o cambiar una cita, anota el nombre y la cita y promete una devolución de llamada.» Con la transferencia también puede pasar la llamada directamente a tu equipo.
Reservas duplicadas
bhomy evita que la misma cita se reserve dos veces en una conversación, aunque quien llama vuelva a preguntar o la conexión se corte un momento. Si una franja está libre lo decide Cal.com.
Preguntas frecuentes
¿Puede el agente reservar distintos tipos de cita?
Sí. Crea un tipo de evento para cada tipo de cita y añade varias herramientas de calendario, cada una con su nombre, o usa un tipo de evento con varias duraciones. Describe en el prompt cuándo encaja cada tipo de cita.
¿Qué calendarios son compatibles?
bhomy reserva a través de Cal.com. Google Calendar, Outlook y otros calendarios los conectas en Cal.com para que se tengan en cuenta las horas ocupadas en ellos.
¿Qué aparece en la cita en Cal.com?
El nombre de quien llama, la hora, la duración, el número de teléfono si está disponible y una nota breve sobre el motivo. En los metadatos de la reserva figura bhomy como origen.
¿Te ha sido útil esta página?