Prenotare appuntamenti
Il tuo agente controlla gli orari liberi in Cal.com, li propone durante la conversazione e prenota direttamente l'appuntamento, se vuoi con conferma via SMS.
Il tuo agente prenota appuntamenti direttamente durante la conversazione. Controlla nel tuo calendario quando sei disponibile, propone orari adatti e inserisce l'appuntamento appena chi chiama è d'accordo. La base è il tuo calendario su Cal.com. Lì colleghi Google Calendar e Outlook, così gli orari occupati vengono considerati.
Come funziona un appuntamento al telefono
- Chi chiama vuole un appuntamento, ad esempio «Avete posto martedì prossimo?»
- L'agente controlla gli orari liberi e propone due o tre alternative.
- Chi chiama sceglie un orario. L'agente chiede il nome, se non lo conosce ancora.
- L'agente conferma giorno e ora e prenota l'appuntamento.
- Se vuoi, chi chiama riceve una conferma via SMS.
L'agente conosce il numero di chi chiama dalla rete. Lo chiede solo se è nascosto o se per l'SMS manca un numero di cellulare.
Collegare il calendario
Ti serve un account Cal.com con un tipo di evento, cioè un tipo di appuntamento come «Prima consulenza, 30 minuti». Come trovare la chiave API e l'ID del tipo di evento in Cal.com è spiegato in Cal.com.
- Apri il tuo agente e passa alla scheda Strumenti.
- In Strumenti, clicca su Aggiungi e scegli Calendario.
- Facoltativamente inserisci un Nome, ad esempio «Consulenza». È utile se crei più calendari.
- Inserisci Chiave API e ID del tipo di evento.
- Attiva L'agente può prenotare direttamente appuntamenti. Senza questa autorizzazione l'agente controlla solo gli orari liberi e annota la richiesta.
- In Invia conferma tramite, scegli l'invio via SMS e inserisci il tuo Nome dell'azienda (mittente). Compare nella conferma.
- Clicca su Collega.
Cosa imposti in Cal.com
Tutto ciò che stabilisce quando si può prenotare si imposta in Cal.com. bhomy lo riprende da lì:
| Impostazione in Cal.com | Effetto al telefono |
|---|---|
| Disponibilità del tipo di evento | L'agente propone appuntamenti solo in questi orari |
| Fuso orario della disponibilità | L'agente indica gli orari in questo fuso orario |
| Durata, anche più durate | L'agente prenota la durata giusta |
| Preavviso minimo, buffer e finestra di prenotazione | Non propone orari troppo ravvicinati o troppo lontani |
| Calendari collegati | Gli appuntamenti di Google Calendar o Outlook bloccano l'orario |
Definirlo nel prompt
Di' all'agente quando proporre appuntamenti e cosa deve sapere per farlo:
Se chi chiama vuole un appuntamento, controlla gli orari liberi nel calendario
e proponi due appuntamenti. Chiedi nome e motivo. Conferma giorno e ora
prima di prenotare.
Disdire e spostare
L'agente non disdice né sposta da solo gli appuntamenti. Al telefono non può verificare se chi chiama è davvero la persona dell'appuntamento. Stabilisci nel prompt come aiutare invece, ad esempio: «Se qualcuno vuole disdire o spostare un appuntamento, annota nome e appuntamento e prometti di richiamare.» Con il trasferimento può anche passare la chiamata direttamente al tuo team.
Prenotazioni doppie
bhomy impedisce che lo stesso appuntamento venga prenotato due volte nella stessa conversazione, anche se chi chiama lo chiede di nuovo o la connessione si blocca per un attimo. Se una fascia oraria è libera lo decide Cal.com.
Domande frequenti
L'agente può prenotare diversi tipi di appuntamento?
Sì. Crea un tipo di evento per ogni tipo di appuntamento e aggiungi più strumenti calendario, ciascuno con il proprio nome, oppure usa un tipo di evento con più durate. Descrivi nel prompt quando è adatto ciascun tipo di appuntamento.
Quali calendari sono supportati?
bhomy prenota tramite Cal.com. Google Calendar, Outlook e altri calendari li colleghi in Cal.com, così gli orari occupati lì vengono considerati.
Cosa contiene l'appuntamento in Cal.com?
Il nome di chi ha chiamato, l'orario, la durata, il numero di telefono se disponibile e una breve nota sulla richiesta. Nei metadati della prenotazione bhomy compare come origine.
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