KI-Telefonassistent
für Notariate.
Ihr KI-Telefonassistent nimmt Mandantenanfragen entgegen, bucht Beurkundungstermine, informiert über benötigte Unterlagen und entlastet Ihr Sekretariat — professionell und diskret.
Das Problem
Wo das Notariat täglich an seine Grenze stößt
Beurkundungen, Mandantengespräche, ständiges Telefonklingeln — Ihr Sekretariat ist am Limit.
Sekretariat in Beurkundung, Leitung tot
Während eine GmbH-Gründung beurkundet wird, ist das Sekretariat 60–90 Minuten gebunden. Wer in diesem Fenster wegen eines Immobilien-Vorbescheids anruft, hört Mailbox — und ruft beim nächsten Notar an. Der Erstkontakt entscheidet, wer den Kaufvertrag beurkundet.
35% der Anrufe in Notariaten unbeantwortet
Standardanfragen blockieren das Fachpersonal
Welche Unterlagen für die Vorsorgevollmacht? Reicht der Personalausweis für die Beglaubigung? Was kostet eine GbR-Gründung nach GNotKG? — Notarfachangestellte mit ZIP-Recherche-Kompetenz erklären den ganzen Vormittag dasselbe, statt Entwürfe vorzubereiten.
55% der Anrufe betreffen Standardinformationen
Drei Parteien, drei Kalender, drei Rückrufe
Für einen Immobilienkaufvertrag müssen Käufer, Verkäufer und meist die finanzierende Bank in einem 60-Minuten-Slot zusammenkommen. Telefonisch dauert das im Durchschnitt 45 Minuten reines Hin und Her — plus zwei Rückrufe, weil eine Partei nicht erreichbar war.
45 Minuten pro Terminkoordination
Notarfachangestellte sind Mangelware — und nicht fürs Telefon ausgebildet
Wer GnotKG, Beurkundungsgesetz und ZIP-Recherche kann, soll nicht den halben Tag erklären, ob für eine Vorsorgevollmacht der Personalausweis reicht. Jede Stunde am Telefon ist eine Stunde, die im Entwurf fehlt.
40–50.000 € pro Notarfachangestellter/Jahr
Die Lösung
Mandantenannahme und Terminkoordination –.
Die Lösung
Mandantenannahme und Terminkoordination –.
Mehrparteien-Beurkundungstermin koordiniert
Käufer, Verkäufer und finanzierende Bank für einen Immobilien-Kaufvertrag in einem 60-Minuten-Slot — der Assistent gleicht drei Kalender ab, schlägt drei Optionen vor und bucht den ersten Konsens-Slot direkt im RA-MICRO Notar oder TriNotar.
Beurkundungstyp und Parteien vorab erfasst
GmbH-Gründung, GbR, Kaufvertrag, Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Erbvertrag — Art, Beteiligte, Immobilien-Adresse, Grundbuchblatt und Bevollmächtigte werden strukturiert aufgenommen und an das Sekretariat übergeben.
Unterlagen-Briefing nach Beurkundungstyp
Welche Unterlagen wirklich nötig sind — Personalausweis, Grundbuchauszug, Steuer-ID, Handelsregisterauszug, Vollmachten — wird je nach Beurkundung präzise benannt. Keine zweite Anreise, keine verschobenen Termine.
Konfliktprüfung Mitbeurkundung
Wenn beide Parteien einen Notar suchen, muss vor Terminzusage geprüft werden, ob die Mitbeurkundung beider Seiten zulässig ist. Der Assistent nimmt Beteiligte und Sachverhalt strukturiert auf — der Notar gibt erst dann frei.
Beurkundungs-Stille-Modus
Während einer laufenden Beurkundung wird das Sekretariat nicht gestört. Anrufe werden vollwertig aufgenommen, Rückrufzeiten kommuniziert und nur akute Eilfälle (Erbschein, Sterbefall) eskaliert.
GNotKG-Kostenrahmen-Hinweis
Wer fragt, was eine Beglaubigung, eine GmbH-Gründung oder ein Kaufvertrag kostet, bekommt einen sauberen Kostenrahmen nach GNotKG — keine konkrete Beratung, aber genug Orientierung, damit der Termin verbindlich gebucht wird.
24/7 Erreichbarkeit
Mandanten können jederzeit Termine anfragen und Informationen erhalten — auch außerhalb der Bürozeiten.
DSGVO-konform & vertraulich
Alle Daten werden auf deutschen Servern verarbeitet. Höchste Sicherheitsstandards für sensible Mandantendaten.
An Ihr Notariat anpassbar
Beurkundungsarten, Gebühren, Sprechzeiten, Unterlagenlisten — alles individuell konfigurierbar.
Über 35 Sprachen
Internationale Mandanten werden in ihrer Sprache betreut — wichtig bei grenzüberschreitenden Immobilientransaktionen.
Welche bhomy-Module
Die passenden bhomy-Module.
Beurkundungstage lassen kein Telefon zu — zwei bhomy-Module halten den Notariatsbetrieb erreichbar.
Tagesablauf
Ein Notariatstag ohne unterbrochene Beurkundungen
Terminkoordination, Aktenanfragen und Auskunftsersuchen — diskret und protokollkonform im Hintergrund.
Immobilienkauf — erstes Telefonat des Käufers
Familie Becker hat den Kaufvertragsentwurf der Verkäuferseite bekommen und will beurkunden. Der Assistent erfasst Objektadresse, Kaufpreis-Größenordnung, Finanzierungsbank und nennt die Pflichtunterlagen (Personalausweis, ggf. Heiratsurkunde, Grundbuchblatt) — ohne rechtliche Bewertung.
Beurkundung läuft — vier Anrufer parallel
Der Notar liest vor. Draußen ruft eine Sparkassen-Sachbearbeiterin wegen Treuhandauftrag an, ein Mandant fragt nach dem Stand seiner Auflassungsvormerkung, ein Erbe will Erbschein-Termine, ein neuer Interessent für ein Berliner Testament. Alle vier landen sortiert im Posteingang — Beurkundung wird nicht unterbrochen.
GmbH-Gründer will wissen, was es kostet
Ein Gründer ruft wegen GmbH-Gründung mit 25.000 € Stammkapital. Der Assistent verweist auf das GNotKG (Gebühren werden vom Notar berechnet, nicht verhandelbar), erklärt den Ablauf von Beurkundung bis HRB-Eintragung und bucht den Beratungstermin — strikt ohne Rechtsauskunft.
Ehepaar (78/74) will Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung
Der Assistent erklärt geduldig den Unterschied zwischen Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung und Patientenverfügung, listet die benötigten Unterlagen für beide Parteien und bucht einen 90-Minuten-Termin morgens — mit dem Hinweis, eine Vertrauensperson mitzubringen.
InderBeurkundungdarfniemandansTelefon—undtutesjetztauchnichtmehr.StandardanfragenzuBeglaubigungenundUnterlagenwerdenqualifiziert,Mitbeurkundungs-KonfliktewerdenvorderTerminvergabegeprüft,GNotKG-Kostenrahmenwirdtransparentkommuniziert.
FAQ
Häufige Fragen.
Vertiefen in der Doku
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- SchnellstartErstelle deinen ersten KI-Telefonassistenten in unter 10 Minuten: Account einrichten, Agent konfigurieren, Nummer verbinden, Testanruf starten.
- Agenten-Anweisungen & PromptsSo schreibst du wirkungsvolle System-Prompts für deinen KI-Telefonassistenten: Rolle, Tonalität, Grenzen und Eskalationsregeln klar formulieren.
- Eingehende Anrufe konfigurierenEingehende Anrufe an deinen KI-Assistenten routen: Begrüßung, Geschäftszeiten, Voicemail-Fallback und Fehlerbehandlung einrichten.
- AnrufweiterleitungWarme und kalte Anrufübergaben an Menschen einrichten: Bedingungen, Ziel-Nummern, Kontextweitergabe und SIP-Trunk-Konfiguration.
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