KI-Telefonassistent
für Kanzleien.
Ihr KI-Telefonassistent nimmt Mandatenanfragen rund um die Uhr entgegen, erkennt Rechtsgebiete, qualifiziert Anfragen und bucht Erstgespräche — während Sie sich auf Ihre Fälle konzentrieren.
Das Problem
Warum Kanzleien Mandate am Telefon verlieren
Jeder verpasste Anruf ist ein potenziell verlorenes Mandat — und bares Geld.
3-Wochen-Frist tickt, Kanzlei nicht erreichbar
KSchG §4: drei Wochen ab Zugang der Kündigung. Der Mandant hält das Schreiben Donnerstag in der Hand, ruft um 07:34 drei Kanzleien an — die erste, die rangeht, gewinnt das Mandat. Mailbox = Mandant verloren, und mit ihm die volle Gebühr nach RVG VV 2300.
67% rufen nach Mailbox nicht erneut an
Sekretariat zwischen beA, Empfang und Telefon
Eingehende beA-Nachricht mit Fristnotiz, Mandant am Tresen, Telefon auf Leitung zwei — eine ReFa kann diese drei Kanäle nicht gleichzeitig sauber bedienen. Wer in Gerichtsverhandlungen sitzt, hat um 13:00 keinen Rückkanal für die akute Erstmandats-Anfrage.
3–4 Stunden/Tag für Telefonannahme
Erstmandat ist eine 10-Minuten-Entscheidung
Wer akut einen Anwalt braucht (Kündigungsschutzklage in der Hand, Polizei nach Verkehrsunfall, Insolvenzanhörung nächste Woche) ruft drei Kanzleien an und nimmt die erste, die rangeht. Mailbox = Mandat verloren, Bewertung im Internet bleibt aus.
67% rufen nicht erneut an
Konfliktprüfung nach Gebührenrecht läuft erst nach Rückruf
Bis das Sekretariat zurückruft und Sachverhalt + Gegenseite für die Konfliktprüfung im RA-MICRO/AnNoText abgleicht, sind 24–48 Stunden vergangen. Das Mandat ist im Zweifel weg — oder die Konfliktprüfung wird unter Zeitdruck halbherzig gemacht.
35–45.000 € pro Rezeptionskraft/Jahr
Die Lösung
Mandantenannahme und Konfliktprüfung –.
Die Lösung
Mandantenannahme und Konfliktprüfung –.
Rechtsgebiet- und Eilbedürftigkeit erkennen
Arbeitsrecht (KSchG-Frist), Verkehrsrecht (Bußgeld vs. MPU vs. Personenschaden), Familienrecht (einstweilige Anordnung), Strafrecht (Vorladung, Polizei) — der Assistent kategorisiert und priorisiert nach Frist, nicht nach Anrufzeit.
Konfliktprüfungs-Vordatensatz
Mandanten- und Gegnername, Sachverhalt und Aktenzeichen werden strukturiert aufgenommen und in das Format von RA-MICRO, AnNoText oder advoware übergeben. Die ReFa führt nur noch den Abgleich durch — vor der Rückrufzusage.
Erstberatung-Slot mit RVG-Hinweis
Erstgespräche werden direkt im Kanzleikalender gebucht — inklusive Hinweis auf die Erstberatungsgebühr nach § 34 RVG (bis 190 € netto bei Verbrauchern). Keine Diskussion am Telefon, keine späte Unklarheit zur Vergütungsabrede.
Fristen-Eskalation in Echtzeit
Kündigungsschutzklage (3 Wochen), Einspruch Bußgeldbescheid (2 Wochen), Berufung (1 Monat), Widerspruch im Sozialrecht — laufende Fristen werden erkannt und sofort an die Sachbearbeitung eskaliert, bevor der Anruf vorbei ist.
Beweissichere Gesprächsdokumentation
Jeder Erstkontakt wird transkribiert, mit Zeitstempel signiert und unter dem Aktenzeichen abgelegt — DSGVO-konform, mit Berufsverschwiegenheit nach § 43a BRAO und § 203 StGB in der Auftragsverarbeitung verankert.
Gerichtssaal-Modus: nicht stören
Während Hauptverhandlungen und Beurkundungen wird der Anwalt nicht durchgestellt — der Assistent kommuniziert eine konkrete Rückrufzeit und einen Eskalationskontakt für echte Eilfälle. Keine Klingeltöne im Sitzungssaal.
24/7 Erreichbarkeit
Mandanten können jederzeit anrufen — nachts, am Wochenende, an Feiertagen. Die 24/7 Erreichbarkeit ist besonders wichtig, wenn der Anwalt gerade beschäftigt ist.
DSGVO-konform & vertraulich
Alle Daten werden auf deutschen Servern verarbeitet. Höchste Sicherheitsstandards für sensible Mandantendaten. AVV ist Teil unserer AGB.
An Ihre Kanzlei anpassbar
Öffnungszeiten, Rechtsgebiete, Honorarsätze, Erstgespräch-Konditionen — alles individuell konfigurierbar. Für alle Rechtsgebiete geeignet.
Über 35 Sprachen
Der Assistent versteht die Sprache des Anrufers und führt das Gespräch zuverlässig in dieser Sprache fort — ideal für internationale Mandantschaft.
Welche bhomy-Module
Die passenden bhomy-Module.
Mandantengespräche dürfen nicht im Fristdruck verloren gehen — zwei bhomy-Module decken die Kanzleirealität ab.
- KI-Backoffice für AnwaltskanzleienÜbernimmt Erstkontakte, Fristabfragen und strukturierte Mandantenaufnahme.
- KI-Rufannahme für KanzleisekretariateFiltert Mandant von Akquise und priorisiert Bestandsmandanten ohne Wartemusik.
Vertiefender Leitfaden
Leitfaden: KI-Telefonassistent in KanzleienAus der Steuerkanzlei-Praxis — Logik 1:1 auf Anwaltskanzleien übertragbar.
Tagesablauf
Mandantsanruf außerhalb der Bürozeiten — angenommen, nicht verloren
Wie ein Mandant am Freitag um 18 Uhr die Kanzlei trotzdem erreicht — ohne Anwaltsgeheimnis zu berühren.
Kündigungsschutzklage — 3-Wochen-Frist tickt
Eine Mandantin hat gestern eine fristlose Kündigung erhalten. Der Assistent erkennt „Arbeitsrecht / KSchG §4", erfasst Zugangsdatum, Arbeitgeber und Bruttogehalt, prüft den Konflikt-Vorindikator (Gegenseite) und bucht ein Erstgespräch für 11 Uhr — mit Hinweis auf die 3-Wochen-Frist im Termin.
Vier Anrufer parallel während des Mandantengesprächs
Eine Scheidungsanfrage (Trennungsjahr abgeschlossen), eine Mietminderung wegen Schimmel, eine Terminverschiebung im Strafverfahren, ein Inkasso-Mandant. Alle vier werden mit Rechtsgebiet und Streitwertindikation in den Posteingang gelegt — ohne dass das laufende Gespräch unterbrochen wird.
Beim Gerichtstermin — Eilanfrage des Bestandsmandanten
Ein Mandant ruft, weil das Finanzamt eine Vollstreckungsankündigung geschickt hat. Der Assistent erkennt „Eilig + Bestandsmandant + Steuerrecht", löst eine Sofort-Push aus und gibt dem Mandanten den nächsten freien Slot ab 16:30 — ohne dass Sie die Verhandlung verlassen müssen.
EN-Mandant meldet DSGVO-Vorfall — 72-Stunden-Frist
Ein US-Headquarter meldet einen Datenschutzvorfall der deutschen Tochter. Der Assistent wechselt sofort auf Englisch, erklärt das Erstkonsultations-Honorar, erfasst Vorfallart und Gegenseite und bucht einen Call für 8 Uhr deutscher Zeit — inklusive Vorab-Unterlagenliste.
Die3-Wochen-Fristnach§4KSchGistbeiEilanfragenderwundePunkt.HeutewerdenAnfragennachRechtsgebietundEilbedürftigkeitsortiert,dieKonfliktprüfungläuftimRA-MICRO,bevorwirTerminevergeben—unddasSekretariatwirdinBeurkundungennichtmehrausderKonzentrationgerissen.
FAQ
Häufige Fragen.
Vertiefen in der Doku
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- SchnellstartErstelle deinen ersten KI-Telefonassistenten in unter 10 Minuten: Account einrichten, Agent konfigurieren, Nummer verbinden, Testanruf starten.
- Agenten-Anweisungen & PromptsSo schreibst du wirkungsvolle System-Prompts für deinen KI-Telefonassistenten: Rolle, Tonalität, Grenzen und Eskalationsregeln klar formulieren.
- Eingehende Anrufe konfigurierenEingehende Anrufe an deinen KI-Assistenten routen: Begrüßung, Geschäftszeiten, Voicemail-Fallback und Fehlerbehandlung einrichten.
- AnrufweiterleitungWarme und kalte Anrufübergaben an Menschen einrichten: Bedingungen, Ziel-Nummern, Kontextweitergabe und SIP-Trunk-Konfiguration.
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