KI-Telefonassistent
für Hausverwaltungen.
Ihr KI-Telefonassistent nimmt Schadensmeldungen auf, beantwortet Mieteranfragen, koordiniert Handwerkertermine und entlastet Ihr Verwaltungsteam — rund um die Uhr.
Das Problem
Wo Hausverwaltungen an Mieteranfragen ersticken
Hunderte Mieter, ständige Anrufe, zu wenig Personal — ein Dauerzustand.
Schaden → Mieterbund → Mietminderung in 14 Tagen
Schimmel im Schlafzimmer wird Donnerstag gemeldet, niemand geht ran. Am 11. Tag landet der Mieter beim Mieterbund — aus einer 200-€-Begehung wird ein 4.000-€-Mietminderungsverfahren, Verbandsbrief mit § 536a BGB, und eine Vier-Sterne-WhatsApp-Diskussion in der Eigentümergemeinschaft.
§ 536a BGB ab Anzeigetag, nicht ab Bearbeitung
Eine Verwalterin, 400 WE, 80 Anrufe — und WEG-Versammlung am Abend
Bei einer Verwaltungsdichte von 300–500 WE/Vollzeitstelle landen typischerweise 80 Anrufe/Tag — plus Eigentümer-E-Mails, Handwerker-Briefings, Nebenkostenabrechnung, Versammlungsvorbereitung. Wer um 17:30 in die WEG-Versammlung muss, antwortet ab 14:00 niemandem mehr.
300–500 WE pro Verwaltungs-Vollzeitstelle
Aus dem Mieter wird ein Anwalt — in 14 Tagen
Wer einen Schimmel im Schlafzimmer per Anruf meldet und 10 Tage keine Reaktion bekommt, schreibt am 11. Tag dem Mieterbund. Aus einer 200-€-Begehung wird ein 4.000-€-Mietminderungsverfahren plus Imageschaden in der Hauseigentümer-WhatsApp-Gruppe.
35% der Beschwerden wegen mangelnder Erreichbarkeit
Ein Verwalter, 400 Einheiten, 80 Anrufe pro Tag
Eine Verwalterin betreut typisch 300–500 WE. Bei 12 % täglich anrufender Mieter sind das 60–80 Anrufe pro Tag — plus E-Mails, Eigentümerversammlungen, Handwerkerkoordination, Nebenkostenabrechnung. Irgendwas bleibt liegen, und es ist meistens der Mieter.
1 Verwalter pro 300–500 Einheiten
Die Lösung
Mieterservice, Schadensmeldungen und WEG-Anfragen.
Die Lösung
Mieterservice, Schadensmeldungen und WEG-Anfragen.
Schadensmeldung mit WE-Zuordnung und Notdienst
Wasserschaden im Bad, Bauteil Steigleitung, Mieter Schmidt, WE 0234-04-001 — der Assistent erfasst Adresse, Stockwerk, Wohnungsnummer, Schadenstyp, Foto-Anhang und ordnet die Meldung dem Verwaltungsobjekt zu, statt im Mailbox-Nirwana zu landen.
WEG- und SEV-Verwaltung sauber getrennt
WEG-Anfragen (Beschlüsse, Hausgeld, Versammlungsthemen) und SEV-/Mietverwaltung (Mietzahlungen, Mieterhöhung, BGB-Themen) werden unterschiedlich kategorisiert und an die jeweils zuständige Sachbearbeitung geroutet — keine Vermischung am Telefon.
Nebenkosten- und Hausgeld-Statusauskunft
Wann kommt die NK-Abrechnung 2024? Was ist die letzte offene Hausgeldzahlung? Der Assistent gibt strukturierte Auskunft aus dem hinterlegten Datenstand, ohne in der Akte zu blättern — und ohne sich auf die finalen Beträge festzulegen.
Handwerker-Dispo mit Bereitschaftsplan
Rohrbruch nachts → SHK-Bereitschaft der Woche → Auftrag mit Adresse, Hauptabsperr-Hinweis und Versicherungs-Tag. Aufzugsstörung → Wartungsfirma laut Aufzugsbuch. Kein „Wer ist eigentlich für die Therme zuständig?" mehr.
Versammlungsanmeldung und Vollmachten-Annahme
Eigentümer rufen wegen WEG-Versammlung, Tagesordnung, Vollmachts-Übertragung. Der Assistent nimmt Stimmrechtsvollmacht, Stimmberechtigung und besondere Tagesordnungspunkte strukturiert auf und bereitet das für die Verwalterin vor.
Schnittstelle Domus, iX-Haus, Aareon
Jede Meldung wird mit Meldungstyp, Objekt, Einheit, Mieter, Eigentümer und Fristtag in die Hausverwaltungs-Software übergeben — Domus, iX-Haus, Aareon Wodis, RELion. Kein Doppelpflege-Aufwand am Wochenanfang.
24/7 Erreichbarkeit
Mieter können Schäden melden und Fragen stellen — auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. Notfälle werden sofort eskaliert.
DSGVO-konform & sicher
Alle Mieterdaten werden auf deutschen Servern verarbeitet. Höchste Sicherheitsstandards für personenbezogene Wohndaten.
An Ihr Portfolio anpassbar
Objekte, Zuständigkeiten, Handwerker, Notdienste — alles individuell konfigurierbar. Skaliert mit Ihrem Bestand.
Über 35 Sprachen
Barrierefreie Kommunikation für alle Mieter, unabhängig von der Muttersprache.
Welche bhomy-Module
Die passenden bhomy-Module.
Mieter, Eigentümer und Handwerker rufen parallel an — zwei bhomy-Module trennen Anliegen sauber und dokumentieren mit.
Tagesablauf
Vom Wasserrohrbruch um 23 Uhr bis zur WEG-Rückfrage am Sonntag
Schadensmeldung, Mieteranfrage, WEG-Rückruf — strukturiert aufgenommen und beim zuständigen Verwalter abgelegt.
Heizung aus in Haus 14, Whg. 3.OG rechts
Familie Sahin, frostige 14°C. Der Assistent erfasst Adresse + Wohnungs-ID aus der Mieterdatei, ordnet das hinterlegte Heizungs-Notdienst-Unternehmen für das Objekt zu, gibt dem Mieter eine SMS-Bestätigung mit Tracking-Nr. und benachrichtigt den verantwortlichen Verwalter für die Folgekommunikation.
Nebenkosten-Welle nach Versand
20 Anrufe in einer Stunde nach Versand der Jahresabrechnung: „Warum 380 € Nachzahlung?", „Ich hab das Wasser gar nicht so verbraucht", „Mein Zähler wurde nicht abgelesen". Der Assistent erklärt das Standard-Verfahren (Einsichtsrecht in Belege, Widerspruchsfrist), bucht Termine für Beleg-Einsicht und gibt das hinterlegte Zählerprotokoll weiter.
WEG-Beirat fragt nach Beschluss-Stand
Der Beirat einer 24-Parteien-WEG ruft wegen des Beschlusses zur Fassadensanierung. Der Assistent erkennt „WEG-Beirat = privilegierter Anrufer", liest den hinterlegten Stand vor (Ausschreibung läuft, 3 Angebote bis 30.05) und bietet einen Termin mit der zuständigen Verwalterin an.
Wasserrohrbruch im Keller von Haus 7
Eine Mieterin hört Plätschern im Treppenhaus. Der Assistent erkennt das Stichwort „Wasser — viel — Keller", löst den Bereitschaftsdienst sofort aus, ruft proaktiv die zwei Erdgeschoss-Mieter an, um nach Wasserschäden zu fragen, und legt einen Vorgang „Havarie" mit Fotoanforderung an die Mieterin an.
Wasserschadenum22Uhrunddie§536a-BGB-Pflicht—daswarunserewundeStelle.MietererreichenjetzteineEskalationimNotdienst,SchadensmeldungensindWE-undSEV-getrenntimiX-Haus,derHandwerkerbekommtdasFotodirektaufsTablet.
FAQ
Häufige Fragen.
Vertiefen in der Doku
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- SchnellstartErstelle deinen ersten KI-Telefonassistenten in unter 10 Minuten: Account einrichten, Agent konfigurieren, Nummer verbinden, Testanruf starten.
- FAQ-VerwaltungFAQ-Einträge im Dashboard pflegen: Frage, Antwort, Synonyme, Kategorien und mehrsprachige Varianten – ideal für häufige Anliegen.
- Eingehende Anrufe konfigurierenEingehende Anrufe an deinen KI-Assistenten routen: Begrüßung, Geschäftszeiten, Voicemail-Fallback und Fehlerbehandlung einrichten.
- Zapier & MakeBHOMY mit Zapier und Make verbinden: 6.000+ Apps integrieren – Lead-Import, CRM-Sync, Mail-Folge-up und Slack-Benachrichtigungen.
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