Kanzlei-Telefon mit KI
für Steuerberater.
Ihr KI-Telefonassistent nimmt Mandantenanrufe entgegen, bucht Beratungstermine, beantwortet Standardfragen und entlastet Ihr Kanzleiteam — auch in der Hochsaison.
Das Problem
Warum die Steuerkanzlei in der Hochsaison ausbrennt
Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Mandantenanrufe — alles gleichzeitig ist unmöglich.
Mai-Welle: Steuerbescheid-Erklärungen blockieren die Leitung
Ab Ende Mai trudeln die ersten Bescheide vom Finanzamt ein — Frau Sommer ruft 10:14 zum dritten Mal an, weil sie die Nachzahlung nicht versteht. Wer in dieser Phase nicht durchkommt, schreibt am Wochenende selber Einspruch oder wechselt zum Jahresende leise die Kanzlei.
45% der Anrufe in der Hochsaison unbeantwortet
Steuerfachangestellte als teure Auskunftsstelle
Wer DATEV bedienen, USt-Voranmeldungen prüfen und Lohnabrechnungen erstellen kann, sitzt eine Stunde am Tag in Auskunftstelefonaten zu Belegfristen und Bescheidstand. 60 Minuten weniger produktive Mandantenarbeit — täglich, mal Tagessatz, mal Mitarbeiterzahl.
15.000 offene Stellen in Steuerkanzleien
Mandanten wechseln still nach der Bilanz-Saison
Wer im April fünfmal nicht durchkommt und seinen Steuerbescheid nicht erklärt bekommt, recherchiert ab Mai eine andere Kanzlei — und wechselt zum Jahresende, wenn die Buchhaltung ohnehin neu aufgesetzt wird. Der Schnitt geschieht leise, ohne Beschwerde.
30% der Mandate wegen mangelnder Erreichbarkeit verloren
Fachangestellte machen Auskunft, statt Bilanzen zu erstellen
Wer DATEV bedienen, USt-Voranmeldungen prüfen und Lohnabrechnungen erstellen kann, sitzt eine Stunde am Tag in Auskunfts-Telefonaten zu Belegfristen und Steuerbescheiden. 60 Minuten weniger produktive Mandantenarbeit — mal Tagessatz mal Mitarbeiterzahl.
15.000 offene Stellen in Steuerkanzleien
Die Lösung
Mandantenanfragen, Fristerinnerungen und Belegnachfragen.
Die Lösung
Mandantenanfragen, Fristerinnerungen und Belegnachfragen.
Mandantengespräche im Kanzleirhythmus
Jahresgespräche, ESt-Bescheid-Erläuterung, Unternehmensgründungs-Termin, Lohn-Abstimmung — gebucht im DATEV-Kalender oder Outlook, mit Vorlauf für Aktenvorbereitung statt Last-Minute-Reinrutschen.
Mandantentyp- und Anliegen-Routing
Privatmandant (ESt, ggf. Vermietung), Kleinunternehmer, UG/GmbH, Lohn-Mandant — der Assistent erkennt das Profil aus der Anrufer-Nummer und routet an die zuständige Berater-/Sachbearbeiterin, statt alles dem Empfang aufzuladen.
Belegnachfrage mit Unternehmen online
Fehlt eine Bewirtungsquittung, ein Kontoauszug, der Wirtschaftsplan? Der Assistent verweist mandantenspezifisch auf DATEV Unternehmen online oder das Belegportal und protokolliert, was bis wann angeliefert wird.
Fristen-Watchdog StBVV-konform
USt-Voranmeldung (10.), LSt-Anmeldung (10.), Jahresfrist § 149 AO, Einspruchsfrist (1 Monat), Betriebsprüfungs-Mitwirkungsfrist — fristrelevante Anrufe werden erkannt und sofort an den verantwortlichen Berater eskaliert.
Auskunft ohne steuerliche Beratung
Der Assistent gibt Status, Belegliste und Termin-Stand — aber keine steuerliche Beratung. So bleibt § 3 StBerG sauber gewahrt und das Mandantenverhältnis ohne Haftungsrisiko.
Betriebsprüfungs- und FA-Eskalation
Ankündigung einer Außenprüfung, kurzfristige Vorladung, Schreiben mit Vollstreckungsandrohung — der Assistent erkennt die Eilbedürftigkeit, dokumentiert und routet an den verantwortlichen Berater statt in die Tagesschleife.
24/7 Erreichbarkeit
Mandanten erreichen Ihre Kanzlei jederzeit — auch abends, am Wochenende und in der Abschlussphase.
DSGVO-konform & vertraulich
Alle Daten werden auf deutschen Servern verarbeitet. Höchste Sicherheitsstandards für sensible Finanzdaten.
An Ihre Kanzlei anpassbar
Mandantengruppen, Leistungen, Fristen, Checklisten — alles individuell konfigurierbar.
Über 35 Sprachen
Internationale Mandanten werden in ihrer Sprache betreut — wichtig für Kanzleien mit internationaler Mandantschaft.
Welche bhomy-Module
Die passenden bhomy-Module.
In der Hochsaison eskaliert das Anrufvolumen — zwei bhomy-Module fangen Mandantenanfragen und Routine sauber ab.
- KI-Backoffice für SteuerkanzleienBelegnachfragen, Fristverlängerungen und Mandantenstatus ohne Sekretariatsstau.
- KI-Mandantensupport für KanzleienBeantwortet wiederkehrende Mandantenfragen — sicher, DSGVO-konform, mit Eskalationspfad.
Vertiefender Leitfaden
Leitfaden: KI-Telefonassistent in der SteuerkanzleiMandantenkommunikation, Hochsaison-Logik und sichere Datenflüsse.
Tagesablauf
Ein Kanzleitag in der Hochsaison – mit ruhigem Telefon
März-Mai-Peak, Bilanzphase, Fristen-Endspurt — Mandantenanrufe bleiben sortiert, ohne fachliche Auskunft zu geben.
Bestandsmandant fragt nach dem Steuerbescheid
Frau Sommer hat ihren Bescheid 2024 erhalten und versteht nicht, warum die Nachzahlung 1.840 € beträgt. Der Assistent gibt keine inhaltliche Auskunft, vermerkt „Bescheidprüfung 2024 — Rückruf Sachbearbeiter Lipp", legt das Dokument-Anforderungs-Template ab und sagt einen Rückruf bis 12 Uhr zu.
Mai-Welle: 8 Anrufe in einer Stunde
Vier Beleganfragen für die EK-Erklärung 2024, ein Selbständiger fragt nach der USt-Voranmeldung Q1, ein Bauunternehmer will wissen, ob er die Rückstellung wirklich machen muss, eine GbR fragt nach dem Jahresabschluss-Termin, ein Lohn-Mandant zur Sozialversicherungsprüfung. Alles sortiert nach Mandanten-Nr. und Sachgebiet im Posteingang.
Existenzgründer will neuen Mandanten werden
Ein Solo-Selbständiger startet zum 1. Juli, EK-Schätzung 65k, möchte Buchhaltung + USt + EKÜ-Rechnung. Der Assistent qualifiziert (Rechtsform, Größenklasse, Branche), nennt die Honorartabelle als StBVV-Hinweis und bucht ein Erstgespräch — mit DATEV-Berechtigungs-Vorlage als Anhang.
EU-Außen-Mandant ruft wegen Betriebsprüfung an
Ein Bestandsmandant hat eine Prüfungsanordnung des Finanzamts erhalten, Prüfungszeitraum 2021–2023, Schwerpunkt verdeckte Gewinnausschüttungen. Der Assistent erkennt „BP / dringend", löst sofort eine Push an die zuständige StB aus und bucht einen 90-Min-Slot vor Prüfungsbeginn.
DerBescheid-PeakimMaibleibtheftig—aberdasTelefonnimmtzwölfBeleg-RückfragenproStundean,ohnedassdieSteuerfachangestellteeinsteigt.WasnachDATEVgehört,landetinDATEVUnternehmenonline.FristenmitBMF-Verfügungwerdenvorabeskaliert.
FAQ
Häufige Fragen.
Vertiefen in der Doku
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- SchnellstartErstelle deinen ersten KI-Telefonassistenten in unter 10 Minuten: Account einrichten, Agent konfigurieren, Nummer verbinden, Testanruf starten.
- Agenten-Anweisungen & PromptsSo schreibst du wirkungsvolle System-Prompts für deinen KI-Telefonassistenten: Rolle, Tonalität, Grenzen und Eskalationsregeln klar formulieren.
- CRM-IntegrationCRM-Anbindung an HubSpot, Salesforce und Pipedrive: Anruf, Kontakt und Notiz nach jedem Gespräch automatisch synchronisieren.
- Eingehende Anrufe konfigurierenEingehende Anrufe an deinen KI-Assistenten routen: Begrüßung, Geschäftszeiten, Voicemail-Fallback und Fehlerbehandlung einrichten.
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